Ehrenamtspauschale: Steuerfallen für Vereine vermeiden

Die Zahlung bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Voraussetzungen eingehalten werden.

Für Vereine in Bayern, auch für Ortsvereine im Oberpfälzer Wald, entsteht daraus kein automatischer Freibrief. Die häufigsten Fehler liegen nicht in der Höhe der Zahlung. Sie entstehen bei einer fehlenden Satzungsregelung, einer falschen Tätigkeitszuordnung oder einer Nebenbeschäftigung, die tatsächlich zu umfangreich ist. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen und Probleme mit der Gemeinnützigkeit.

Neue Höchstgrenzen ab 2026: Was sich bei der Pauschale ändert

Die Erhöhung auf 960 Euro gilt pro Person und Kalenderjahr. Sie ist kein monatlicher Betrag und auch kein Betrag je Funktion. Ein Verein kann einer Person daher nicht jeden Monat 960 Euro als steuerfreie Ehrenamtspauschale auszahlen. Der Jahresbetrag liegt insgesamt bei höchstens 960 Euro.

Die Zahlung kann regelmäßig oder gesammelt erfolgen. Für die steuerliche Einordnung zählt die Summe im Kalenderjahr. Ein Verein muss deshalb seine Auszahlungen über das gesamte Jahr hinweg erfassen. Das gilt auch dann, wenn mehrere Abteilungen, Sparten oder Untergliederungen an dieselbe Person zahlen.

Die Erhöhung ändert nichts an den übrigen Bedingungen. Sie hebt ausschließlich den maximalen Jahresbetrag an. Eine Tätigkeit wird nicht dadurch begünstigt, dass der Verein den neuen Betrag in seiner Buchhaltung verwendet.

Für die Praxis bedeutet das:

• Die Satzung muss die Zahlung an Vorstandsmitglieder ausdrücklich zulassen.
• Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden.
• Der Verein muss die Tätigkeit klar beschreiben und von anderen Aufgaben abgrenzen.
• Für dieselbe Tätigkeit darf nicht gleichzeitig die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale angesetzt werden.
• Die Zahlung muss sich innerhalb des Jahresbetrags von 960 Euro bewegen.

Die Bezeichnung auf dem Überweisungsträger löst kein steuerliches Problem. Ob der Verein einen Betrag als Aufwandsentschädigung, Ehrenamtsfreibetrag oder Ehrenamtspauschale bezeichnet, entscheidet nicht über die Voraussetzungen. Maßgeblich sind die tatsächliche Tätigkeit, die Satzung und die Höhe der Zahlung.

Die 960 Euro sind eine Obergrenze, keine automatische Zahlungserlaubnis.

Satzung als rechtliches Fundament für Vorstandsvergütungen

Vorstandsmitglieder sind nach den gesetzlichen Grundsätzen zunächst unentgeltlich tätig. Soll ein Vorstandsmitglied eine Ehrenamtspauschale oder eine andere Aufwandsentschädigung erhalten, muss dies ausdrücklich in der Vereinssatzung geregelt sein.

Das ist der zentrale Punkt für den Vorstand. Eine interne Absprache, ein Protokoll der Vorstandssitzung oder ein einfacher Beschluss ersetzt die erforderliche Satzungsgrundlage nicht. Fehlt die Regelung, darf der Vorstand die Zahlung nicht allein mit dem Hinweis auf den geringen Betrag oder den ehrenamtlichen Charakter begründen.

Bei einem Verein mit Vorstand, Wegewart, Tourenplanung und weiteren Funktionsstellen müssen die Aufgaben sauber getrennt werden. Eine Satzungsregelung zur Vergütung des Vorstands beantwortet nicht automatisch jede Frage zu Zahlungen an andere Personen. Umgekehrt erlaubt eine allgemeine Regelung zu Vereinshelfern nicht ohne Weiteres eine Zahlung an ein Vorstandsmitglied in seiner Vorstandsfunktion.

Für die interne Prüfung eignet sich eine einfache Zuordnung:

1. Wer erhält die Zahlung?

Name und Vereinsfunktion müssen eindeutig feststehen. Bei Vorstandsmitgliedern ist die Satzungsregelung besonders relevant.

2. Welche konkrete Tätigkeit wird vergütet?

Der Verein sollte nicht nur die Bezeichnung eines Amtes nennen. Er muss die tatsächlich vergütete Aufgabe beschreiben, etwa Organisation von Wanderungen, Pflege markierter Wege, Betreuung von Vereinsangeboten oder administrative Unterstützung.

3. Welche Satzungsbestimmung erlaubt die Zahlung?

Die Fundstelle muss in den Vereinsunterlagen auffindbar sein. Eine allgemeine Erwartung, dass ehrenamtliche Arbeit gelegentlich bezahlt werden darf, reicht nicht.

4. Für welchen Zeitraum und in welcher Höhe erfolgt die Zahlung?

Die Jahresgrenze von 960 Euro darf nicht durch mehrere Einzelzahlungen oder verschiedene Vereinsbereiche unbemerkt überschritten werden.

5. Wie wird die Tätigkeit dokumentiert?

Der Verein sollte nachvollziehbar festhalten, welche Aufgabe ausgeführt wurde und wie die Auszahlung zustande kam.

Die Satzung ist dabei nicht nur ein Formalismus für die Steuerakte. Sie legt den zulässigen Rahmen des Vereins fest. Wer regelmäßig Ehrenamtliche vergüten will, sollte die Satzungsregelung deshalb vor der ersten Auszahlung prüfen lassen. Eine nachträgliche Korrektur heilt nicht automatisch eine bereits unzulässige Zahlung.

Vorstandsarbeit und zusätzliche Vereinsaufgaben trennen

Ein Vorstandsmitglied kann im Verein mehrere Aufgaben übernehmen. Es kann beispielsweise im Vorstand tätig sein und zusätzlich Wanderungen planen oder Wege kontrollieren. Steuerlich und vereinsrechtlich darf der Verein diese Tätigkeiten nicht einfach in einen gemeinsamen Pauschalbetrag zusammenfassen.

Entscheidend ist die Trennung der Funktionen. Die Zahlung muss der konkreten begünstigten Tätigkeit zugeordnet werden. Für die Vorstandstätigkeit braucht es die ausdrückliche Satzungsgrundlage. Für eine zusätzliche Aufgabe gelten daneben die Anforderungen an Nebenberuflichkeit und Tätigkeitsbereich.

Eine pauschale Formulierung wie „Vergütung für ehrenamtliche Mitarbeit“ schafft hier wenig Klarheit. Besser ist eine eindeutige Dokumentation mit Aufgabe, Zeitraum und Betrag. Das erleichtert die Prüfung durch die eigene Kassenführung und verhindert, dass verschiedene Tätigkeiten steuerlich vermischt werden.

Abgrenzung zur Übungsleiterpauschale: Warum Kombinationen oft scheitern

Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale verfolgen unterschiedliche Zwecke. Die Übungsleiterpauschale gilt für pädagogische, betreuerische, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten. Im Jahr 2026 liegt ihr Höchstbetrag bei 3.300 Euro. Zuvor waren es 3.000 Euro.

Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG beträgt dagegen 960 Euro im Jahr. Sie kann für andere begünstigte nebenberufliche Tätigkeiten in Betracht kommen. Die genaue Einordnung hängt von der tatsächlichen Aufgabe ab.

Für ein und dieselbe Tätigkeit dürfen beide Pauschalen nicht gleichzeitig in Anspruch genommen werden. Ein Verein kann also nicht dieselben Stunden zunächst als Übungsleitertätigkeit und zusätzlich als allgemeine ehrenamtliche Mitarbeit abrechnen. Auch eine künstliche Aufteilung derselben Aufgabe löst das Problem nicht.

Bei Wander- und Naturschutzvereinen kann die Abgrenzung besonders relevant sein. Eine Person kann zum Beispiel eine Wandergruppe betreuen, Touren organisatorisch vorbereiten, Wege markieren und Vereinsverwaltung erledigen. Diese Tätigkeiten sind nicht automatisch identisch. Der Verein muss prüfen, welche Aufgabe tatsächlich ausgeführt wird und unter welche Pauschale sie fällt.

Die Tabelle ersetzt keine Einzelfallprüfung. Sie zeigt nur die Richtung. Nicht die Funktionsbezeichnung entscheidet, sondern der Inhalt der Arbeit.

Ein häufiger Fehler besteht darin, die höhere Übungsleiterpauschale zu wählen, weil der Betrag attraktiver ist. Das ist kein zulässiges Auswahlverfahren. Die Tätigkeit muss die Voraussetzungen erfüllen. Wenn eine Person mehrere getrennte Aufgaben ausführt, müssen diese Aufgaben und die jeweiligen Zahlungen nachvollziehbar getrennt werden.

Keine doppelte Auszahlung für denselben Arbeitsanteil

Die Auszahlung darf nicht doppelt erfolgen. Das betrifft nicht nur identische Überweisungen. Auch eine Aufteilung in verschiedene Abteilungen kann problematisch sein, wenn tatsächlich dieselbe Tätigkeit vergütet wird.

Der Verein sollte deshalb bei mehreren Funktionen eine Tätigkeitsbeschreibung anlegen. Darin stehen:

• die konkrete Aufgabe,
• der Zeitraum,
• die zuständige Vereinsstelle,
• die vereinbarte Pauschale,
• die verwendete steuerliche Grundlage,
• die Abgrenzung zu anderen vergüteten Tätigkeiten.

Damit entsteht kein unnötiger Verwaltungsapparat. Es geht um eine belastbare Zuordnung. Gerade in kleinen Vereinen, in denen wenige Personen mehrere Aufgaben übernehmen, verhindert diese Trennung spätere Unklarheiten.

Nebenberuflichkeit korrekt definieren: Die 13-Stunden-Regel

Die begünstigte Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Als Orientierung gilt: Der zeitliche Umfang darf höchstens ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs ausmachen. Das entspricht ungefähr 13 Stunden pro Woche.

Diese Grenze wird nicht durch die Bezeichnung „Ehrenamt“ außer Kraft gesetzt. Auch eine Tätigkeit ohne Arbeitsvertrag kann zeitlich so umfangreich sein, dass sie nicht mehr als nebenberuflich gilt. Der Verein sollte deshalb nicht nur den Jahresbetrag, sondern auch den tatsächlichen Arbeitsumfang im Blick behalten.

Die Prüfung erfolgt anhand der konkreten Aufgabe. Ein Wege­wart, der gelegentlich Kontrollgänge durchführt und Schäden an der Markierung meldet, ist anders zu beurteilen als eine Person, die dauerhaft umfangreiche Pflegearbeiten, Dokumentation und Koordination übernimmt. Eine feste Wochenstundenzahl ist in der Praxis nicht immer erforderlich. Der Verein muss aber plausibel darstellen können, dass die Tätigkeit den Nebenberuflichkeitsrahmen nicht überschreitet.

Für die Planung genügt meist eine klare Arbeitsbeschreibung mit realistischem Zeitansatz. Der Verein sollte keine pauschalen Stundenwerte eintragen, die mit der tatsächlichen Arbeit nicht übereinstimmen. Ebenso wenig hilft eine künstlich niedrige Angabe, wenn die Aufgabe regelmäßig deutlich mehr Zeit beansprucht.

Zeitumfang und Aufgabenprofil zusammen betrachten

Die 13-Stunden-Orientierung ist kein isoliertes Rechenfeld. Sie muss zum Aufgabenprofil passen. Wer eine Tätigkeit als nebenberuflich einordnet, sollte daher drei Punkte zusammenführen:

• Aufgabenumfang: Welche Arbeiten fallen tatsächlich an?
• Zeitliche Verteilung: Erfolgt die Tätigkeit gelegentlich, saisonal oder regelmäßig?
• Vergleichsmaßstab: Wie umfangreich wäre eine vergleichbare Vollzeittätigkeit?

Bei saisonalen Aufgaben kann die Arbeitszeit in einzelnen Wochen höher liegen. Entscheidend bleibt der Gesamtzusammenhang. Der Verein sollte die Aufgaben nicht allein anhand eines einzelnen arbeitsintensiven Termins beurteilen, aber auch keine dauerhafte Mehrarbeit ausblenden.

Eine saubere Dokumentation kann aus einem kurzen Tätigkeitsblatt, einer Jahresübersicht und den Zahlungsbelegen bestehen. Das ist besonders sinnvoll, wenn die Person mehrere Vereinsfunktionen ausübt oder die Aufgabe im Jahresverlauf verändert wird.

Eine niedrige Pauschale macht eine hauptberuflich organisierte Tätigkeit nicht zur Nebenbeschäftigung.

Die häufigsten Fehler bei der Auszahlung

Die Ehrenamtspauschale-Auszahlung scheitert in Vereinen meist nicht an komplizierten Berechnungen. Die Fehler entstehen durch fehlende Abstimmung zwischen Vorstand, Kassenführung und den Personen, die Tätigkeiten vergeben.

1. Der Betrag wird monatlich mit dem Jahresbetrag verwechselt

960 Euro pro Jahr bedeutet nicht 960 Euro pro Monat. Eine monatliche Auszahlung ist möglich, wenn die Jahresgesamtsumme eingehalten wird. Der Verein muss den Betrag auf die Monate verteilen und am Jahresende kontrollieren.

2. Der Verein zahlt ohne Satzungsgrundlage

Das betrifft vor allem Vorstandsmitglieder. Eine Zahlung wird nicht dadurch zulässig, dass sie niedrig ist oder der Empfänger tatsächlich viel für den Verein leistet. Fehlt die ausdrückliche Regelung in der Satzung, liegt ein grundlegendes Problem vor.

3. Mehrere Vereinsbereiche rechnen unabhängig voneinander ab

Wenn eine Person im Hauptverein, in einer Sparte und bei einer Veranstaltung tätig ist, dürfen die Zahlungen nicht ohne Gesamtübersicht addiert werden. Der Verein braucht eine zentrale Erfassung pro Person und Kalenderjahr.

4. Die Tätigkeitsbeschreibung bleibt unklar

„Unterstützung des Vereins“ ist als interne Kurzform verständlich, für eine belastbare Prüfung aber zu ungenau. Die Beschreibung muss zeigen, welche konkrete Leistung vergütet wird und warum die gewählte Pauschale dazu passt.

5. Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale werden vermischt

Die höhere Übungsleiterpauschale darf nicht für eine Tätigkeit angesetzt werden, die die entsprechenden pädagogischen, betreuerischen, künstlerischen oder pflegerischen Merkmale nicht erfüllt. Umgekehrt darf dieselbe Tätigkeit nicht zusätzlich mit der Ehrenamtspauschale abgerechnet werden.

6. Auslagen und Pauschale werden verwechselt

Eine Erstattung tatsächlicher Vereinsauslagen ist nicht automatisch dasselbe wie eine pauschale Vergütung für eine Tätigkeit. Belege für Fahrtkosten, Material oder andere Auslagen sollten getrennt von der Ehrenamtspauschale erfasst werden. Der Verein muss erkennen können, ob er konkrete Kosten ersetzt oder eine Tätigkeit pauschal vergütet.

7. Die Zahlung wird rückwirkend als Routine behandelt

Wenn eine Person bereits über längere Zeit Aufgaben übernimmt, sollte der Verein die Voraussetzungen vor der nächsten Zahlung prüfen. Eine nachträgliche Standardisierung ohne Blick auf Satzung, Tätigkeit und Zeitumfang kann bestehende Fehler fortschreiben.

Finanzielle Spielräume und Gemeinnützigkeit im Blick behalten

Die Erhöhung der Ehrenamtspauschale erweitert den möglichen steuerfreien Rahmen. Sie verändert aber nicht die Grundsätze der Gemeinnützigkeit. Vereinsmittel müssen weiterhin für die satzungsmäßigen Zwecke eingesetzt werden. Eine Auszahlung an Mitglieder oder Funktionsträger darf nicht allein deshalb erfolgen, weil im Haushalt Geld vorhanden ist.

Für Vereine relevant ist außerdem die angehobene Freigrenze für Einnahmen aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben. Sie liegt bei 50.000 Euro. Diese Grenze betrifft nicht die Ehrenamtspauschale selbst, sondern die Einordnung bestimmter wirtschaftlicher Aktivitäten des Vereins.

Das kann bei Veranstaltungen, Bewirtung, Verkauf oder anderen Einnahmen eine Rolle spielen. Der Verein muss unterscheiden:

• Handelt es sich um Einnahmen aus dem ideellen Vereinsbereich?
• Gehören Einnahmen zur Vermögensverwaltung?
• Liegt ein Zweckbetrieb vor?
• Oder handelt es sich um einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb?

Die 50.000-Euro-Freigrenze darf nicht als allgemeine Steuerfreiheit für alle Vereinseinnahmen verstanden werden. Sie bezieht sich auf Einnahmen aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben. Die Einordnung muss deshalb getrennt von der Ehrenamtspauschale erfolgen.

Eine weitere Grenze betrifft die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung. Sie entfällt bei Einnahmen von bis zu 100.000 Euro. Auch diese Regelung ist nicht mit der Ehrenamtspauschale gleichzusetzen. Sie betrifft die Verwendung von Vereinsmitteln und die entsprechenden gemeinnützigkeitsrechtlichen Pflichten.

Was der Vorstand jetzt ordnen sollte

Für die Vereinsarbeit im Jahr 2026 empfiehlt sich eine feste interne Reihenfolge:

1. Satzung lesen: Der Vorstand klärt, ob Zahlungen an Vorstandsmitglieder ausdrücklich zugelassen sind.

2. Funktionen auflisten: Für jede Zahlung wird festgehalten, welche konkrete Aufgabe dahintersteht.

3. Pauschale zuordnen: Der Verein entscheidet, ob die Tätigkeit unter die Ehrenamtspauschale oder unter die Übungsleiterpauschale fallen kann.

4. Nebenberuflichkeit prüfen: Der zeitliche Umfang wird realistisch eingeschätzt und dokumentiert.

5. Jahressumme erfassen: Alle Zahlungen an dieselbe Person werden zusammengeführt.

6. Auslagen trennen: Belegte Kosten und pauschale Vergütungen werden nicht in einer Position vermischt.

7. Unterlagen ablegen: Satzung, Beschluss, Tätigkeitsbeschreibung und Zahlungsnachweise gehören zusammen.

Diese Schritte sind für einen kleinen Ortsverein ebenso umsetzbar wie für größere Vereinsstrukturen. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit nicht nur mündlich verteilt wird. Die Kassenführung muss wissen, welche Zahlungen bereits erfolgt sind. Der Vorstand muss die Satzungsgrundlage kennen. Die Empfänger müssen ihre Aufgaben und den vereinbarten Rahmen nachvollziehen können.

Haftungsrisiko des Vorstands bei fehlerhaften Zahlungen

Eine fehlerhafte Ehrenamtspauschale kann mehrere Ebenen berühren. Zunächst steht die steuerliche Behandlung der Zahlung im Raum. Werden Voraussetzungen nicht eingehalten, kann die Steuerfreiheit entfallen. Daraus können Nachzahlungen entstehen.

Daneben kann die Auszahlung vereinsrechtlich problematisch sein. Das gilt besonders, wenn Vorstandsmitglieder Zahlungen erhalten, obwohl die Satzung dafür keine ausdrückliche Grundlage enthält. Der Vorstand darf seine eigene Vergütung nicht losgelöst von den vereinsinternen Regeln behandeln.

Ein pauschaler Hinweis auf das Ehrenamt schützt nicht vor Verantwortung. Der Vorstand muss keine komplizierte Steuerberatung selbst ersetzen. Er muss aber die grundlegenden Kontrollpunkte organisieren und erkennbare Unklarheiten vor der Auszahlung klären.

Bei einer neuen Vergütungsregelung, mehreren Funktionen einer Person oder größeren wirtschaftlichen Aktivitäten sollte der Verein die Unterlagen steuerlich und vereinsrechtlich prüfen lassen. Für einzelne Untergliederungen des Oberpfälzer Waldvereins oder für den zuständigen Bereich beim Finanzamt Weiden i.d.OPf. können lokale Beschlüsse oder besondere Richtlinien eine Rolle spielen. Solche Besonderheiten sind nicht allgemein vorauszusetzen. Sie müssen im konkreten Fall geklärt werden.

Fazit: Erst die Aufgabe, dann die Pauschale

Die Ehrenamtspauschale beträgt 2026 bis zu 960 Euro pro Person und Jahr. Der neue Betrag schafft zusätzlichen Spielraum für Vereine. Er beseitigt aber keine formalen Anforderungen.

Die sichere Reihenfolge lautet: Satzung prüfen, Aufgabe beschreiben, Nebenberuflichkeit einordnen, Pauschale auswählen und Zahlungen zentral dokumentieren. Die Übungsleiterpauschale von 3.300 Euro darf nicht für dieselbe Tätigkeit zusätzlich genutzt werden. Die Grenzen von 50.000 Euro und 100.000 Euro betreffen andere gemeinnützigkeitsrechtliche Bereiche und dürfen nicht mit der Ehrenamtspauschale vermischt werden.

Vor der nächsten Auszahlung sollte der Vorstand besonders bei eigenen Mitgliedern und bei mehreren Vereinsfunktionen die Unterlagen vollständig zusammenstellen. Das verhindert, dass eine gut gemeinte Anerkennung später zu einer steuerlichen oder vereinsrechtlichen Belastung wird.